Silabus PMPSI
1
Konsep Dasar Proyek dan Proyek Sistem Informasi
2
Manajemen Proyek Sistem Informasi
3
Perencanaan Proyek Sistem Informasi
4
Tahapan-Tahapan Pengembangan Proyek Sistem Informasi
5
Manajemen Sumber Daya Proyek Sistem Informasi
6
Review
7
Quiz
8
UJIAN TENGAH SEMESTER (UTS)
Pengantar Manajemen Proyek Sistem Informasi
Silabus PMPSI
9
Pengenalan Network Diagram
10
SPA dan SPL
11
Peristiwa, Kegiatan dan Jalur Kritis
12
WBS dan Penjadwalan Proyek Sistem Informasi
13
Gantt Chart (Penggunaan Microsoft Project 2007)
14
Manajemen Biaya dan Resiko
15
Quiz / Pengumpulan Tugas Kelompok
16
UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS)
Pengantar Manajemen Proyek Sistem Informasi
Sasaran Pencapaian dari Matakuliah PMPSI :
1.Mahasiswa Mengenal Pengertian Manajemen Projek
2.Mahasiswa Mengenal Contoh Proyek Sistem Informasi
3.Mahasiswa Dapat Membuat dan Menghitung Jadwal Manajemen Proyek
4.Mahasiswa Dapat menggunakan Tools Manajemen Proyek
Kontrak Perkuliahan
1. Mahasiswa mengikuti aturan perkuliahan
3. Mahasiswa membaca buku-buku referensi
4. Mahasiswa mencari bahan belajar melalui internet dan mendownload materi minimal 2 sumber yang berbeda pertiap pertemuan sebagai tugas harian
5. Quiz hanya diikuti oleh mahasiswa sudah hadir dan mengumpulkan tugas harian minimal 4 pertemuan
6. Terlambat mengumpulkan tugas, nilai menjadi minimal
7. Mencari software Microsoft Project untuk digunakan pada saat materi penggunaan Tools untuk Manajemen Proyek
8. pada tiap akhir materi mencatat istilah yang sudah dibahas
Pertemuan 1
Konsep dasar Manajemen Proyek Sistem Informasi
Pemahaman Awal Materi
•Pengertian mengenai :
–Manajemen,
–Proyek,
–Manajemen Proyek,
–dan sistem informasi
•Konsep sistem informasi
Pengertian Manajemen Menurut Pakar :
•Seni untuk merealisasikan pekerjaan melalui orang lain
(Imam Heryanto dan Totok Triwibowo)
•Teknik untuk mencapai tujuan
(Peterson & Plowman)
•Proses / urutan-urutan kegiatan
(Terry & Stoner S Fayol)
Beberapa Pengertian Proyek
Sesuatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk dan jasa yang unik
Sebuah proyek merupakan suatu usaha/aktivitas yang kompleks, tidak rutin, dibatasi waktu, anggaran, resources dan spesifikasi performasi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan konsumen
Proyek merupakan aktivitas yang bersifat temporer, selalu ada pembatasan dalam pelaksanaan dan juga skalanya tertentu pula
Pengertian Manajemen Proyek :
•Aplikasi atau implementasi dari pengetahuan, keterampilan, perangkat dan teknik pada suatu aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan suatu proyek
•Sekumpulan lengkap penugasan atau pekerjaan, teknik, serta perangkat yang diaplikasikan selama eksekusi atau pelaksanaan proyek
Pengertian Sistem Informasi
sistem informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi
Sistem informasi adalah cara yang terorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, dan memroses data dan menyimpannya, mengelola mengontrol dan melaporkannya sehingga dapat mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan
Konsep Proyek Sistem Informasi
Konsep proyek sistem informasi ditekankan pada empat faktor yang efektif, yaitu: manusia, produk, proses, proyek.
Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek.
Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajemen manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah.
Manusia
People Management Capability Maturity Model
mendefinisikan hal berikut ini : (PM – CMM)
•seleksi
•management performance
•recruiting
•training
•kompensasi
•pengembangan karir
•organisasi
•perancangan kerja
•pengembangan tim
Produk
Produk adalah sesuatu untuk memenuhi kebutuhan konsumen, memasarkan produk usaha memerlukan strategi khusus agar produk tsb bisa diterima dan laku di masyarakat.
contoh : meningkatkan kualitas, produksi dan harga terjangkau
•Tentukan ruang lingkup
•Tentukan obyektif produk
•Definisikan solusi alternatif
Proses
Proses adalah untuk merealisasikan agar komponen tujuan proyek dapat tercapai maka pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang terintegrasi.
•aktifitas layar kerja dari pengembangan software ditentukan.
•Berbagai tugas-tugas, milestone, produk kerja, dan poin-poin mengenai quality assurance dibahas.
Proyek
•Proyek adalah kegiatan yang melibatkan berbagai sumber daya yang terhimpoun dalam suatu organisasi tertentu dalam jangka waktu tertentu untuk mencapai sasaran tertentu
•Pada tahun 1998 menunjukkan bahwa sebanyak 26% proyek software gagal dalam membuat produk softwarenya.Dan sebanyak 46% mengalami pembengkakan biaya dan perpanjangan jadwal penyelesain proyek yang dibangunnya
•Masalah Gagal dan Suksesnya sebuah proyek(penjelasannya).
Pertemuan 2
Manajemen Proyek Sistem Informasi
Pembahasan Materi
•Perbedaan Operasi, Proyek, dan Program
•Ciri-Ciri Proyek
•Proyek Gagal
•Fungsi-Fungsi Manajemen
Perbedaan Operasi,Proyek dan Program
•Operasi
– Kegiatan /rutinitas sehari-hari
•Proyek
– menghasilkan sesuatu yang baru
•Program
– mengulang proyek
Ciri-ciri Proyek :
•Urutan kegiatan /tugas
•Terdiri dari sumber-sumber daya
•Menghasilkan tujuan/obyektif
•Menghasilkan sesuatu yang baru .
Proyek yang dianggap gagal :
•Tidak memenuhi keinginan user
•Impelentasi tidak sesuai jadwal.
•Sistem tidak efektif
•Pengerjaan melebihi jadwal yang ditentukan
•Budget yang melebihi target
Mengapa Proyek Gagal ?
•Spesifikasi yang tidak jelas
•Perubahan dalam batasan sistem
•Terjadi ketidak sepakatan antar stakeholder
•Perencanaan yang buruk
•Kurangnya menguasai “seni” manajemen proyek
•Dokumentasi yang sangat minim
•Komunikasi yang kurang baik
•Kualitas yang rendah dan performa yang minim
•Tidak cukup sumber daya
Fungsi-fungsi manajemen proyek
memfokuskan diri pada uraian aspek internal (inward looking). pembahasan lebih diarahkan pada uraian mengenai aktivitas-aktivitas manajemen berupa planning, organizing, actuating dan controlling. Di samping itu, akan diuraikan pula unit kerja manajemen proyek yang meliputi fungsi keuangan, fungsi sumber daya manusia, fungsi logistik, fungsi produksi dan fungsi pemeliharaan proyek.
Ruang Lingkup Proyek
Scope / batasan –batasan proyek merupakan wilayah bisnis sebuah proyek. Termasuk jawaban 5 pertanyaan berikut ini
–Produk : Apa yang anda inginkan?
–Kualitas : Seberapa bagus barang yang anda inginkan ?
–Waktu : Kapan anda menginginkannya?
–Biaya : Seberapa banyak ada bersedia membayar?
–Sumber Daya : Sumber daya apa yang anda bersedia atau mampu berikan?
Tentukan Sumber Daya
•People – termasuk semua sistem owner, user, analysts, designers, builders, external agents, dan clerical help yang akan terlibat dalam sebuah proyek.
•Services – termasuk servis seperti review kualitas yang dapat dikenakan biaya bila digunakan.
•Facilities and equipment – termasuk semua ruangan, teknologi yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
•Supplies and materials – termasuk semua pensil, kertas, notebook, toner cartridges dll.
•Money – termasuk semua anggaran yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
Manajemen proyek sistem informasi
•Siklus hidup manajemen proyek merupakan aktifitas siklus hidup silang yaitu aktifitas –aktifitas manajemen proyek meng-overlap semua fase-fase pengembangan sistem.
•Aktifitas –aktifitas manajemen proyek sama dengan fungsi-fungsi manajemen klasik : pelingkupan, perencanaan, perkiraan, penjadwalan, pengorganisasian, pengarahan, pengontrolan dan penutupan.
Penjadwalan
•Salah satu faktor utama menuju kesuksesan proyek adalah menepati deadline.
•Project selesai tepat waktu
•Project selesai sebelum deadline
•Deadline dapat ditentukan oleh manajemen atau client , juga dapat ditentukan oleh hasil perhitungan dari seorang manajer proyek
•Perlu perencanaan schedule yang baik
Strategi Penjadwalan
•Forward scheduling – merupakan pendekatan penjadwalan proyek yang menentukan proyek start (awal proyek) terlebih dahulu dan menjadwalkan maju setelah tanggal tersebut.
•Reverse scheduling – merupakan strategi penjadwalan proyek yang menentukan deadline proyek terlebih dahulu kemudian menjadwalkan mundur dari tanggal tersebut.
Tujuan penjadwalan
Peningkatan kualitas perencanaan dan pengendalian dalam menghadapi sejumlah kegiatan dan kompleksitas pekerjaan proyek
Pertemuan 3
Perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi
Perencanaan Proyek Sistem Informasi
Ada dua bagian pembahasan yaitu :
•Prinsip perencanaan proyek
•Proses-proses dalam merencanakan proyek SI
Prinsip perencanaan proyek
Prinsip-prinsip yang ada, yaitu : a. tujuan organisasi yang jelas b. tugas yang dilakukan harus jelas c. pembagian tugas yang adil d. penempatan posisi yang tepat e. adanya koordinasi dan integrasi
Proses-proses Manajemen Proyek SI
Pada prinsipnya manajemen proyek adalah :
Penerapan pengetahuan, keterampilan, alat bantu dan teknik-teknik (Tools and techniques) pada aktivitas-aktivitas proyek agar persyaratan dan kebutuhan proyek terpenuhi
Proses-proses manajemen proyek dikelompokan dalam lima kelompok, yaitu :
a.Proses Inisiasi
b.Proses perencanaan
c.Proses pelaksanaan
d.Proses pengontrolan
e.Proses penutupan
Tools & Techniques
Kerangka Kerja / FrameWork
Stage Holders
Project Integration Mgt
Scope Mgt
Time Mgt
Cost
Mgt
Qty
Mgt
Procure Mgt
Risk Mgt
Comm Mgt
HR Mgt
Project Success
Keterangan Gambar :
•Stakeholdres mempunyai proyek
•Proyek didelegasikan ke Manager Proyek
•Manager proyek mengelola proyek tersebut
•Pengelolaan proyek meliputi : scope management, time management, cost management, quality management, human resource management, communication management, risk management, procurement management, dan diintegrasikan melalui project integration management
•Penerapan tools, teknik dan metode terkait diterapkan pada knowledge area tersebut untuk memperoleh hasil yang diinginkan yaitu susesnya proyek
Tujuan/Manfaat Manajemen Proyek
•Efisiensi baik dari sisi biaya, sumber daya maupun waktu
•Kontrol terhadap proyek lebih baik, sehingga proyek bisa sesuai dengan scope, biaya, sumber daya dan waktu yang ditentukan
•Meningkatkan kualitas
•Meningkatkan produktifitas
Tujuan/Manfaat Manajemen Proyek
•Bisa menekankan resiko yang timbul sekecil mungkin
•Koordinasi internal yang lebih baik
•Meningkatnkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas tim terhadap proyek yaitu dengan penugasan yang jelas kepada masing-masing anggota tim
Pertemuan 4
Tahapan-Tahapan Pengembangan Sistem Informasi
Tahapan-Tahapan Pengembangan SI
–Daur Hidup Pengembangan Sistem
–Tahap investigasi sistem informasi
–Tahap analisis sistem informasi
–Tahap perancangan sistem informasi
–Tahap pembuatan sistem informasi
Daur Hidup Pengembangan Sistem
Metode daur hidup ini terdiri dari beberapa tahapan proses, yaitu: yaitu tahap perencanaan, analisis, perancangan, penerapan, evaluasi, penggunaan dan pemeliharaan.
Tahap perencanaan sistem informasi
Pada tahap ini, tim pembuat sistem mencoba memahami permasalahan yang muncul dan mendefinisikannya secara rinci, kemudian membentuk tujuan pembuatan sistem dan mengidentifikasi kendala-kendalanya
Peran manajemen dalam proses perencanaan
1. Memberi umpan balik dan membangun kerjasama antarindividu dan siapa saja yang terlibat baik langsung maupun tidak
2. Manajer bertanggung jawab untuk membuat kesanggupan guna menyusun perencanaan SI berbasis komputer, dan jika saat tiba, maka para pengelola harus siap untuk mendukung implementasi rencana tersebut
Tahap analisis sistem informasi
Pada tahap ini tim pembuat sistem akan menganalisis permasalahan lebih mendalam dengan menyusun suatu studi kelayakan
Tahap ini menjadi sangat penting karena
1.Permasalahan yang sebenarnya didefinisikan dan diidentifikasi secara rinci
2.Pembangunan SI harus diarahkan pada peningkatan keunggulan kompetitf
3.Perubahan aliran informasi akan terjadi secara besar-besaran didalam organisasi
4.Implementasi teknologi komputer akan membawa dampak bagi tenaga kerja didalam organisasi
Menurut Mc. Leod terdapat 6 dimensi kelayakan
1.Kelayakan teknis
2.Pengembalian Teknis
3.Pengembalian Non-ekonomis
4.Hukum dan Etika
5.Operasional
6.Jadwal
Faktor-faktor pemodelan SI
1.Kelayakan organisasi
2.Memilih kelompok bisnis
3.Melihat kemingkinan-kemungkinan
4.Tingkat kompetisi produk harus dapat dideteksi dengan baik
5.Lingkungan operasional sistem
6.Sistem harga
Tahap Perancangan SI
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam tahap
perancangan Sistem Informasi, antara lain:
A.Kebutuhan perusahaan
B.Kebutuhan operator
C.Kebutuhan pemakai
D.Kebutuhan teknis
Tahap penerapan sistem informasi
Tahap ini merupakan kegiatan untuk mengimplementasikan rancangan yang telah disusun agar dapat diwujudkan. Proses implementasi untuk prosedur dalam teknologi komputer akan menggunakan bahasa komputer
Realisasi sistem pada tahap penerapan ini ditempuh dengan beberapa metode, antara lain:
1.Paket Aplikasi
2.Pengembangan oleh staf sendiri
3.Pengembangan yang dilakukan dengan kerjasama yang dilakukan dari pihak luar
Tahap penggunaan dan pemeliharaan
Pada tahap ini sistem telah diuji coba dan dinyatakan lolos dapat mulai digunakan untuk menangani prosedur bisnis yang sesungguhnya.
Pemeliharaan sistem secara rutin dapat meliputi penataan ulang database, memback-up dan scanning virus. Sementara itu pemeliharaan juga termasuk melakukan penyesuaian-penyesuaian untuk menjaga kemutakhiran sistem.
Tahap evaluasi
Pada tahap ini dilakukan uji coba sistem yang telah selesai disusun.proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut sudah benar.Tahapan proses uji coba, antara lain:
a.Mengecek alur sistem secara keseluruhan
b.Melakukan penelusuran pada sampel data
c.pengecekan
Pertemuan 5
Manajemen Sumber Daya Proyek Sistem Informasi
Manajemen Sumber Daya Proyek Sistem Informasi
•Sumber daya proyek
•Kategori sumber daya
•Tim proyek dan organisasi
•Management Human Resource
Sumber Daya Proyek
Tiga tipe sumber daya Proyek
1.Sumber daya manusia
2.Sumber daya komponen software
3.Sumber daya perangkat keras /perangkat lunak
1. Sumber daya manusia (Human Resource)
Mengevaluasi ruang lingkup serta memilih kecakapan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pengembangan sistem.
Memilih jumlah person per proyek. Jumlah orang yang diperlukan proyek software ditentukan setelah menentukan estimasi effort pembangunan.
Untuk proyek kecil sekitar 6 orang per month, adalah standar.
2.Sumber daya software (software Resources)
Reusable Components
Reusable adalah kreasi dan penggunaan kembali blok bangunan perangkat lunak.
Blok-blok tersebut harus dikatalogkan dan distandarisasi untuk aplikasi yang mudah dan divalidasi untuk integrasi.
Kategori Sumber Daya
Empat kategori sumber daya (resources) :
1.Off the shelf components
Software yang ada dapat diambil/diperoleh dari pihak ketiga dan sudah dibangun internal. COTS (commercial off the shelf)
2.Full experience components
Spesifikasi, design, code atau data test yang sudah ada yang dikembangkan pada proyek yang lalu yang serupa dengan software yang akan dibangun pada proyek saat ini.
3.Partial experience components
spesifikasi yang ada ( kode, desain dan data uji) perlu dimodifikasi.
4.New components
Software yang harus dibangun dari awal oleh team software untuk kebutuhan proyek sekarang.
Lingkungan yang mendukung proyek software disebut juga dengan Software Engineering Environments (SEE) merupakan incorporasi (penggabungan) dari software dan hardware.
Environment Resources
(Sumber daya lingkungan)
Software Project Estimation
Agar meraih cost/biaya dan usaha/effort estimasi yang reliable maka ada sejumlah pilihan yang dapat dipertanggung jawabkan :
•Menunda estimasi
•Menggunakan estimasi pada proyek yang mirip
•Menggunakan teknik decomposisi
•Menggunakan satu atau lebih model empiris bagi estimasi biaya/usaha.
Tim proyek dan organisasi
Tujuan
•Memahami team proyek yang terlibat dalam pengembangan sistem.
•Memahami pengertian team stakeholder .
•Memahami bagaimana memenej human resource yang ada
•Memahami pengembangan tim dan organisasi
Project team Stakeholders
•Merupakan individu-individu dan organisasi yang secara aktif terlibat dalam proyek, atau orang –orang yang tertarik dan mempunyai kepentingan dalam mempengaruhi hasil akhir dari proyek tersebut.
Para Project Team Stakeholder
1.Project Manager
Orang yang bertanggung jawab dalam mengelola proyek.
2.Customer
Individu atau organisasi yang akan menggunakan produk sistem yang dibangun.
3.Organisasi
Perusahaan dimana para karyawannya secara langsung terlibat dalam proyek pengembangan sistem.
4.Sponsor
Individu atau grup di dalam organisasi yang memberikan fasilitas dan finansial/keuangan, dalam bentuk uang atau dalam bentuk lainnya dalam proyek pengembangan sistem.
Pengaruh Organisasi
Organisasi terdiri dari :
Korporasi, pemerintahan, institusi , departemen kesehatan, bagan internasional, asosiasi profesional, dan lain-lain.
Sistem organisasi
a.Organisasi yang mendapatkan keuntungannya dari mengerjakan proyek –proyek.
Contohnya : perusahaan arsitektur , konsultan, kontraktor konstruksi, kontraktor pemerintah.
b.Organisasi yang yang melakukan manajemen berdasarkan proyek. Untuk memfasilitasi manajemen proyek.
Contohnya : Sistem finansial, akunting.
c.Organisasi yang bukan berorientasi pada proyek
contoh: pabrik, perusahaan keungan, firma dll.
Organization Culture and Style
Sebagian besar organisasi telah membentuk kultur atau pola organisasinya yang unik.
Berdasarkan :
kebijakan perusahaan, prosedur dan otoritas dan berbagai faktor lainnya.
Struktur Organisasi Team
•Functional
Merupakan bentuk hirarki dimana setiap karyawan memiliki satu pemimpin yang jelas. Staff digrup berdasarkan spesialisasi seperti produksi, marketing, engineering, dan accounting.
•Projecterized
Anggota team biasanya dialokasikan. Sebagian besar sumber daya organisasi terlibat dalam proyek, dan project manager memiliki andil yang cukup besar dalam tanggung jawab dan wewenang.
Matrix
•merupakan kombinasi dari fungsional dan projecterized.
•Project manager sebagai koordinator daripada sebagai seorang manager.
•Mengambil sumber daya dari semua bagian/departemen organisasi perusahaan, keahlian tertentu diperlukan untuk suatu proyek,
Management Human Resources
Merupakan proses yang diperlukan untuk memanfaatkan secara efektif semua orang yang terlibat dalam proyek. Termasuk : stakeholder , sponsor, customer, designer, builder, kontributor dan lain-lain.
Kegiatannya terdiri dari:
Organization Planning
Staff aquisition
Team Development
Kegiatan Manajemen HR
a.Organizational Planning
Mengidentifikasi, mendokumentasi dan memberikan peranan, tanggung jawab dan hubungan pelaporan dalam sebuah proyek.
b.Staff Acquisition
Membuat sumber daya manusia mendapat peranan dan bekerja pada proyek yang ditentukan.
c.Team Development
Membangun keahlian individu dan keahlian grup untuk meningkatkan performa team proyek.
Membuat Team lebih Solid
1.Melakukan rapat yang produktif
2.Membangun ruang dalam satu team Menempatkan team dalam satu lokasi
3.Membuat logo team (team ‘signs’) Sign yang dapat membangun identitas team
4.Publikasikan usaha team Project dibahasa dalam surat/newsletter perusahaan
Membangun Relasi yang baik
•Memberikan feedback yang positif
•Mempelajari latar belakang team member, mengenal nama-namanya
•Terbuka
•Konsisten dan tetap pada aturan
•Terlibat dalam situasi spesial – ulang tahun, gathering, anniversary
•Jangan mengkritik, jangan menyalahkan.
Memberikan Reward
Memberikan reward atau penghargaan untuk memotivasi anggota team.
•Menulis surat untuk performa baik anggota team
•Merekomendasikan bonus
•Fasilitas baru diberikan kepada pekerja yang paling baik
•Mengajak makan
Pertemuan 9
PENGENALAN NETWORK DIAGRAM
•Visualisasi proyek berdasarkan network planning.
•Berupa jaringan kerja yang berisi lintasan lintasan kegiatan dan urutan urutan peristiwa yang ada selama penyelenggaraan proyek
PENDAHULUAN
•Menginventarisasikan kegiatan
•Menentukan atau mengidentifikasikan
pasangan kegiatan yang mempunyai hubungan seri langsung.
PERSYARATAN
Simbol Network Diagram
ANAK PANAH
Melambangkan kegiatan
LINGKARAN
Melambangkan suatu peristiwa dan dibagi menjadi 3 ruang yaitu :
– Ruang sebelah kiri nomor peristiwa
– Ruang sebelah kanan atas SPA
– Ruang sebelah kanan bawah SPL
ANAK PANAH TERPUTUS
Hubungan antar kegiatan (dummy) tidak membutuhkan waktu sumber daya dan ruangan. Dummy hanya menunjukkan logika ketergantungan kegiatan yang patut diperhatikan.
HUBUNGAN ANTAR KEGIATAN
1. Hubungan seri
Antara dua kegiatan terdapat hubungan seri bila sebuah kegiatan tidak dapat mulai dikerjakan kalau kegiatan lainnya belum selesai dikerjakan
2. Hubungan paralel
Jika sebuah kegiatan bisa dimulai/diselesaikan tanpa perlu menunggu kegiatan lain selesai.
Bentuk alternatif hubungan pararel dalam network diagram :
•Memiliki satu peristiwa akhir bersama
•Memiliki satu peristiwa awal bersama
•Memiliki satu peristiwa akhir dan satu peristiwa awal bersama
•Memiliki peristiwa awal yang berlainan dan peristiwa akhir yang berlainan
HUBUNGAN ANTAR PERISTIWA DAN KEGIATAN 1. Setiap kegiatan dimulai dari satu posisi dan berakhir pada satu posisi lain
2. Dari satu posisi dapat dimulai lebih dari satu kegiatan
3. Pada suatu posisi dapat berakhir bersama lebih dari satu kegiatan
4. Dua kegiatan yang berurutan digambarkan secara berseri
PERT, CPM dan Gant Chart
PERT
(Program Evaluation and Review Tehnique)
adalah suatu metode yang berfungsi untuk menentukan jadwal dan anggaran dari sumber sumber sehingga suatu pekerjaan yang sudah ditentukan lebih dahulu dapat diselesaikan dengan tepat waktu
Tujuan PERT :
1.Mengurangi penundaan pekerjaan
2.Mengurangi gangguan
3.Mengurangi konflik produksi
Adanya dua konsep yang harus diperhatikan
sehubungan dengan PERT :
1. EVENT
suatu kejadian aktifitas dari suatu keadaan yang terjadi pada saat tertentu
2.ACTIVITY
suatu aktifitas dari pekerjaan yang dipelukan untuk menyelesaikan suatu kejadian diperlukan untuk menyelesaikan suatu kejadian
METODE CPM (Critical Path Methode)
Metode CPM merupakan suatu metode yang berfungsi untuk merencanakan dan mengendalikan sebuah proyek.
Perbedaan CPM dan PERT
1.CPM memasukkan konsep biaya dalam proses perencanaan dan pengendalian sebuah proyek sedangkan pada PERT besarnya biaya berubah-ubah sesuai dengan lamanya waktu dari semua aktifitas yang terdapat dalam satu proyek.
2.Di dalam menentukan perkiraan waktu untuk melaksanakan setiap aktifitas, CPM dianggap lebih memiliki dasar yang lebih kuat
PETA GANTT ( GANTT CHART)
Gantt Chart dibuat oleh H. L. Gantt yang berfungsi untuk menggambarkan pekerjaan yang harus dilaksanakan.
Gantt Chart merupakan visualisasi chart yang digunakan untuk menggambarkan jadwal dari pekerjaan atau proyek.
Gantt Chart menggambarkan tanggal mulai dan berakhir dari terminal elemen dan ringkasan elemen proyek serta menujukan hubungan yang terdapat antara semua fase atau tingkat dari pekerjaan.
Keuntungan menggunakan Gantt chart :
Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.
Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan
Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan
Kelemahan Gantt Chart :
Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.
Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.
Pertemuan 10
Saat Paling Awal (SPA) dan Saat Paling Lambat (SPL)
Saat Paling Awal adalah Saat Paling Awal suatu peristiwa
mungkin terjadi dan tidak mungkin terjadi sebelumnya
Syarat syarat yang harus dipenuhi :
•Network diagram yang tepat telah tersedia
•Nomor peristiwa dari network diagram tealah ditentukan
•Semua kegiatan yang ada dalam network diagram tealah ditetapkan lama kegiatan perkiraan
•Secara formatif untuk menentukan saat paling awal
Saat Paling Awal (SPA)
Keterangan
•SPAj = SPAi + L
•x = Kegiatan
•j = Peristiwa akhir kegiatan x
•i = Peristiwa awal kegiatan x
•L = Lama kegiatan x
•SPAi = Saat Paling awal peristiwa awal
•SPAj = Saat Paling awal peristiwa akhir
Untuk beberapa kegiatan menuju kesebuah peristiwa ditentukan waktu paling awal yang maksimum
•SPAj = Maks (SPAi + L)
i
SPAi
j
SPAj
X
L
Prosedur untuk menghitung SPA dalam sebuah network diagram :
1. Hitung atau tentukan saat paling awal dari peristiwa peristiwa awal dari nomor 1 s/d nomor maximum
2. Pada posisi awal SPA (1) = 0
3. Pada setiap posisi j , SPAj = Max (SPAi + L )
Saat Paling Lambat adalah saat paling lambat suatu peristiwa boleh terjadi dan tidak boleh sesudahnya meskipun itu mungkin) sehingga proyek mungkin selesai pada waktu yang telah direncanakan.
Syarat syarat yang harus dipenuhi :
1. Network diagram yang tepat telah tersedia
2. Telah dihitung saat paling awal (SPA) pada network diagram
3. Jika hanya ada sebuah kegiatan keluar dari sebuah peristiwa maka SPL peristiwa tersebut saat paling lambat mulainya kegiatan
Saat Paling Lambat (SPL)
Secara formatif untuk menentukan saat paling lambat sebuah peristiwa :
SPLi = SPLj – L
Keterangan :
x = kegiatan SPAi = saat paling awal peristiwa
j = peristiwa akhir kegiatan x awal
i = Perisitwa awal kegiatan x SPAj = saat paling awal pperistiwa
L = Lama kegiatan x akhir
SPLi = Saat Paling Lambat peristiwa awal
SPLj = Saat Paling Lambat peristiwa akhir
i
SPAi
SPLi
j
SPAj
SPLj
X
L
Untuk beberapa kegiatan keluar dari sebuah peristiwa
ditentukan waktu paling lambat yang minimum
SPLi = Minimum (SPLj – L )
Prosedur untuk menghitung saat paling lambat
Dalam sebuah network diagram
•Hitung saat paling lambat (SPL) mulai dari nomor maksimum mundur berturut turut sampai dengan posisi awal
•Saat Paling lambat (SPL ) sama dengan saat Paling Awal (SPA) peristiea akhir (maksimal) , SPLj = SPAj
•Pada setiap posisi i = SPLi = min ( SPLj – L )
•Pada Posisi awal SPL(1) = 0
1. Latihan soal :Tentukan SPA & SPL
Kegiatan
Predecessor
Lama Kegiatan
A
-
2
B
-
2
C
A
3
D
A,B
3
E
B
4
Jawaban
1 0 0 2 2 3 3 2 2 4 2 3 5 6 6 A B C D E 2 3 2 4 3 0 0
2. Latihan soal :Tentukan SPA & SPL
Kegiatan
Predecessor
Lama Kegiatan
A
-
2
B
-
3
C
-
4
D
A
3
E
A
2
F
B,E
2
Pertemuan 11
LINTASAN, KEGIATAN, LINTASAN KRITIS
PERISTIWA, KEGIATAN, LINTASAN KRITIS &
TENGGANG WAKTU KEGIATAN
Peristiwa Kritis
Peristiwa kritis adalah peristiwa yang tidak mempunyai tenggang waktu atau saat paling awal (SPA) sama dengan sat paling akhir (SPL ) nya atau SPL – SPA =0
Kegiatan Kritis
Kegiatan kritis adalah kegiatan yang sangat sensitif terhadap keterlambatan, sehingga bila sebuah kegiatan kritis terlambat satu hari saja maka umur proyek akan mengalami keterlambatan selama satu hari
Suatu kegiatan dikatakan sebagai kegiatan
kritis bila :
•Kegiatan tersebut terletak diantara dua peristiwa kritis
•Namun antara dua peristiwa kritis belum tentu terdapat kegiatan kritis
Antara dua peristiwa kritis terdapat kegiatan
kritis bila
SPAi + L = SPAj atau SPAi + L = SPLj
Lintasan Kritis
•Lintasan kritis adalah lintasan yang terdiri dari kegiatan kritis, peristiwa kritis dan dummy (jika ada)
•Lintasan kritis ini dimulai dari peristiwa awal network diagram sampai dengan akhir network diagram berbentuk lintasan.
•Tujuan mengetahui lintasan kritis adalah untuk mengetahui pengaruh keterlambatan pelaksanaan proyek sehingga setiap saat dapat ditentukan tingkat prioritas kebijaksanaan proyek .
Berdasarkan prosedur dan rumus untuk
menghitung umur proyek dan lintasan kritis,
maka dapat disimpulkan bahwa :
•Umur lintasan kritis sama dengan umur proyek
•Lintasan kritis adalah lintasan yang paling lama umur pelaksanaannya dari semua lintasan yang ada
Kegiatan
Predecessor
Lama Kegiatan
A
-
2
B
A
3
C
B,D
12
D
-
8
E
D
2
F
E
4
G
D
3
H
-
4
I
H
2
J
G,I
5
Berdasarkan tabel berikut ini, buatlah network diagramnya kemudian tentukan PERISTIWA, KEGIATAN dan LINTASAN KRITIS
Contoh kasus:
1
0
0
8
8
2
5
4
13
3
4
2
10
16
8
8
11
15
6
7
5
20
20
8
A
2
D
8
H
4
B
3
d
0
E
2
G
3
I
2
C
12
F
4
J
5
SPAi
i SPLi
SPAi
i SPLi
Peristiwa
kritis
Keterangan:
Peristiwa
tidak kritis
Kegiatan
kritis
Kegiatan
tidak kritis
Jawaban:
Pertemuan 12
WORK BREAKDOWN STRUCTURE(WBS) dan PENJADWALAN PROYEK SISTEM INFORMASI
WBS adalah penguraian atau pembagian proyek secara detail menjadi aktivitas yang hierarkis, dimana setiap aktivitas ini akan dialokasikan kepada pelaksanaan masing-masing.
Dengan kata lain suatu proyek yang besar akan dibagi-bagi menjadi task yang lebih kecil.
Work Breakdown Structure (WBS)
Setiap sistem informasi memiliki metode khusus mulai dari awal pengembangan sampai dengan produk jadi yang disebut siklus pengembangan software (Software Development Life Cycle) .
Salah satu model yang banyak digunakan adalah the waterfall model yang merupakan bagian yang terintegrasi dalam struktur kerja manajemen proyek.
Dengan demikian penerapan WBS adalah berdasarkan SDLC
Prinsip-prinsip dasar dalam menjalankan WBS:
1.Aturan 100%
2.Hubungan antar bagian yang eksklusif
3.Rencanakan hasil yang ingin dicapai, bukan pelaksanaannya.
4.Tingkatan detail
5.Komponen terminal
1. Aturan 100%
Aturan ini menegaskan bahwa dalam menyusun WBS harus memasukkan seluruh lingkup dan deliverables proyek yang telah didefinisikan sebelumnya
2. Hubungan antar bagian yang eksklusif
Setiap bagian atau komponen dari WBS tidak boleh tumpang tindih dalam hal lingkup kerja yang merupakan bagiannya. Hal ini harus dihindari karena dapat menyebabkan duplikasi pekerjaan dan kerancuan dalam perhitungan durasi maupun sumberdaya.
3. Rencanakan hasil yang ingin dicapai, bukan pelaksanaannya.
Dengan berorientasi pada hasil atau deliverables maka WBS akan lebih terstruktur dalam memenuhi semua kriteria yang telah ditentukan dalam lingkup proyek sehingga akan memenuhi aturan 100%.
4. Tingkatan detail
Beberapa aturan yang diterapkan dalam menentukan tingkatan detail adalah:
a.Setiap komponen dalam WBS tidak melebihi 80 jam kerja
b.Setiap komponen harus tidak melebihi satu periode pelaporan
c.Batas kewajaran yakni gunakan pertimbangan yang masuk akal dalam melakukan penguraian
5. Komponen terminal
Suatu task yang dapat diestimasi baik untuk kebutuhan sumberdaya, anggaran maupun durasi, terhubung satu sama lain dan dapat dijadwalkan.
Bentuk atau format pembuatan WBS
1.Outline
2.Graphical Tree
0.0 Retail Web Site 1.0 Project Management 2.0 Requirements Gathering 3.0 Analysis & Design 4.0 Site Software Development 4.1 HTML Design and Creation 4.2 Backend Software 4.2.1 Database Implementation 4.2.2 Middleware Development 4.2.3 Security Subsystems 4.2.4 Catalog Engine 4.2.5 Transaction Processing 4.3 Graphics and Interface 4.4 Content Creation 5.0 Testing and Production
1.WBS Bentuk Outline
Sistem Penomoran WBS Sistem penomoran dalam WBS seperti pada gambar 3.2 : - Untuk Level 0 atau judul proyek adalah 0.0. - Pada Level 1 masing-masing item diberi nomor N.0. Contoh : 1.0, 2.0, dst. - Kemudian masing-masing item pada Level 2 dibawah item N.0 pada Level 1 diberi nomor N.1, N.2, dst. Contoh : di bawah Level 1 item Analysis yang bernomor 2.0, kita mempunyai item 2.1, 2.2, dst. - Sedangkan untuk Level 3, kita tambahkan titik dan digit dari nomor di Level 2. Sebagai contoh, dibawah 2.1 kita harus menuliskan 2.1.1, 2.1.2, dst.
2. WBS Chart (Graphical Tree)
Penjadwalan Proyek Sistem Informasi
Jadwal implementasi adalah suatu prosedur atau uraian mengenai tahapan yang akan dilakukan dan menjelaskan segala sesuatu dalam proses implementasi.
Dalam implementasi ini dibutuhkan jadwal yang berfungsi sebagai panduan dan pedoman terhadap kegiatan dan tahapan yang harus dilakukan
Contoh penjadwalan
JADWAL IMPLEMENTASI Kegiatan Bulan I Bulan II Bulan III Bulan IV penyiapan data awal Pembuatan dan test program Pembuatan buku petunjuk Test Sistem Pelatihan Peralihan sistem Operasi dan Evaluasi
Pertemuan 13
GANTT CHART (MICROSOFT PROJEK 2007)
Tujuan
•Memahami pembuatan GANTT Chart.
•Memahami langkah-langkah pembuatan GANTT Chart.
•Memahami alat bantu GANTT Chart .
GANTT Chart
•Merupakan bagan/diagram batang
•Digunakan untuk mengislustrasikan tugas-tugas proyek terhadap kalender.
•Dikemukakan pertama kali oleh Henry L. GANTT pada tahun 1917. Seorang Ir di departemen pertahanan Amerika Serikat di Aberdeen Maryland
•Merupakan peralatan penjadwalan proyek dan evaluasi perkembangan yang paling umum digunakan.
•Bagan GANTT berguna untuk melihat saat mulai dan saat berakhirnya tugas-tugas dan subtugas proyek secara mudah
•Bagan GANTT lebih efektif untuk mengkomunikasikan jadwal
•Bagan GANTT berasal dari struktur WBS anda
•Outline WBS anda dapat digambarkan dengan GANTT Chart
•GANTT Chart menggambarkan masing-masing tugas secara kronologis
•Bagan GANTT dengan Balok-balok
•Bagan GANTT dengan segi tiga –segi tiga
•Software yang membantu pembuatan GANTT Chart salah satunya adalah Microsoft Project.
GANTT Chart
Keterangan GANTT Chart
•Tiap batang mewakili tugas proyek yang diberi nama. Tugas-tugas didaftar secara vertikal pada kolom kiri. Garis horizontal adalah garis waktu kalender.
•Bagan GANTT menunjukkan dengan jelas tugas-tugas yang overlap, yaitu tugas-tugas yang dapat dikerjakan dalam waktu yang sama.
•Bagan-bagan tersebut dapat diberi warna untuk mengindikasikan dengan jelas persentase penyelesaian dan perkembangan proyek.
GANTT Chart dengan Microsoft Project
Keterangan gambar :
•Batang warna hitam
–tugas-tugas ringkasan yang menggambarkan fase-fase proyek yang kemudian dipecah-pecah ke dalam tugas-tugas lain.
•Batang warna merah
–tugas-tugas yang telah ditentukan sebagai ”kritis” pada jadwal, artinya perluasan apapun pada durasi tugas-tugas tersebut akan menunda tugas-tugas lain dan proyek secara keseluruhan.
•Batang warna biru
–tugas-tugas yang tidak kritis pada jadwal, artinya mereka memiliki banyak wkatu selama penundaan tidak mempengaruhi tugas-tugas lain dan proyek secara keseluruhan.
•Panah merah
–prasyarat antar dua tugas kritis. (biru dua tugas non kritis).
•Berlian
–milestone (titik tolak) – kejadian yang tidak memiliki durasi. Ia menunjukkan akhir tugas signifikan atau produk jadi.
Latihan soal Pertemuan 13 Praktek penggunaan Microsoft project ( Masing-masing Dosen di harapkan membuat contoh kasus sendiri atau menggunakan kasus penjadwalan proyek sistem informasi)
Pertemuan 14
MANAJEMEN BIAYA dan RESIKO
Sebuah proyek membutuhkan anggaran untuk menentukan berapa harga uang yang dibutuhan, yang akan dialokasikan sampai selesainya proyek tersebut seduai dengan rencana.
Rencana Kebutuhan Proyek
PM harus mampu mengidentifikasi kebutuhan
sumber daya dan kapan dibutuhkan.
Sumber daya terdiri dari:
•Tenaga kerja
•Materials
•Peralatan
Input untuk Perencanaan Sumber Daya
•Work breakdown structure, digunakan sebagai dasar input perencanaan
•Historical information, mengambil dari proyek yang pernah dikerjakan
•Scope statement, menentukan cakupan pekerjaan
•Resource pool description, masing‐masing tahap memiliki kebutuhan yang spesifik
•Organizational policies, agar perencanaan sumber daya tidak bertentangan dengan aturan perusahaan
•Activity duration estimates
Komponen Biaya Proyek
Metodologi adalah suatu cara yang disarankan untuk melakukan suatu hal
1.Tenaga Kerja
–Karyawan
–Konsultan
–Outsourcing
2.Asumsi Perancangan :
–User Jumlah yang terpengaruh hasil proyek
–Function Point
– Standart
–Tools/Software/Hardware yang digunakan
3.Politik
Penyebab estimasi yang buruk
•Orang yang kurang pengalaman
•Perkiraan teknis yang buruk
•Perubahan-perubahan pada proyek
•Faktor-faktor psikologi
•Penawaran yang rendah
•Politik
Pendekatan Tradisional untuk Estimasi Biaya
•Bottom-up
–Fokusnya mendata semua biaya-biaya yang berhubungan dengan proyek.
–Total project cost merupakan Penjumlahan dari biaya semua elemen.
–Caranya menentukan biaya berdasarkan WBS .
–Sebelum menentukan biaya terlebih dahulu menentukan WBS.
•Top-down (parametric cost estimating)
–Fokusnya adalah memformulasi estimasi biaya berdasarkan relasi parameter-parameter yang digunakan.
Bottom-up cost estimates
Proses membuat detail estimasi untuk masing-masing komponen kerja (WBS) berupa “labor & Material” yang akan dimasukkan pada perhitungan akuntansi sesuai dengan beban biaya.
Parametric cost estimating (top-down)
•Mementukan biaya-biaya project berdasarkan parameter-parameter yang ada.
•Dalam matematika persamaan sebuah garis lurus adalah Y = mX + b
•Dimana m dan b adalah parameter
•Y dan X adalah variabel.
•Parameter menjelaskan struktur relasi dari setiap variabel.
•Dengan parametric cost estimating dapat ditentukan parameter-parameter yang memberikan pandangan yang jelas tentang suatu biaya dalam sebuah proyek
Siklus hidup estimasi biaya :
•Instalasi
•Training
•Reparasi
•Preventive maintenance
•Backup system/disaster and recovery
•Salaries and materials
Risiko
•Berhubungan dengan kejadian di masa yang akan datang.
•Melibatkan perubahan seperti perubahan pikiran, pendapat, aksi atau tempat.
•Melibatkan pilihan yang tak pasti.
Hal-hal yang berhubungan dengan risiko
•Risiko apa yang dapat menyebabkan proyek serba salah?
•Bagaimana perubahan pada persyaratan pelanggan? Yang berhubungan dengan teknologi pengembangan, computer target dll.
•Masalah pilihan metode, dan piranti yang dipakai , penekanan pada kualitas yang memadai.
•Rrisiko sebaiknya kita usahakan untuk diminimalisir.
Strategi risiko Reaktif dan Proaktif
•Mayoritas tim software bersandar pada strategi reaktif.
•Strategi yang benar untuk manajemen risiko adalah : Strategi PROAKTIF.
•Strategi Proaktif dimulai sebelum kerja teknis dimulai.
•Untuk menghindari risiko membuat rencana
Risiko Software
•Ketidak pastian (mungkin/tidak mungkin terjadi risiko)
•Rugi/kerugian (kerugian yang dialami bila terjadi risiko)
Kategori Risiko
Ada tiga bagian kategori resiko
•Risiko Proyek
•Risiko Bisnis
•Risiko Teknis
Risiko Proyek
Mengancam rencana proyek
Ada kemungkinan jadwal proyek menjadi tidak tepat waktu dan biaya proyek menjadi bertambah.
Mengidentifikasikan mengenai hal-hal pembiayaan, jadwal. Personil (staffing dan organisasi), sumber-sumber daya, pelanggan dan masalah persyaratan dan pengaruh terhadap proyek.
Kompleksitas dan ukuran proyek menjadi faktor risiko proyek
Risiko Bisnis
–Mengancam software yang akan dibangun.
–Membahayakan proyek atau produk.
–Ada 5 risiko bisnis yang utama
risiko pasar
risiko strategi
risiko pemasaran
risiko manajemen
risiko biaya
Risiko Teknis
–Mengancam kualitas dan ketepatan waktu software yang dihasilkan.
–Mengidentifikasikan desain, implementasi, interfacing, verifikasi dan masalah pemeliharaan.
–Faktor risiko teknis adalah ambiguitas, spesifikasi, ketidak pastian teknik, keusangan teknik, dan teknologi.
Identifikasi Risiko
•Idenfitikasi risiko adalah usaha sistematis untuk menentukan ancaman terhadap rencana proyek (perkiraan jadwal, pemuatan sumber daya dll).
•Tom Gilb menyatakan bahwa : ”Bila anda tikad aktif menyerang risiko, maka mereka akan aktif menyerang anda.”
•Metode untuk mengidentifikasi risiko adalah dengan membuat checklist item risiko.
Item-item risiko berdasarkan :
1.Ukuran produk
Risiko sehubungan dengan seluruh ukuran software yang akan dibangun/dimodifikasi
2.Pengaruh bisnis
Risiko sehubungan dengan batasan yang dibebankan oleh manajemen atau pasar.
3.Karakteristik pelanggan
Risiko sehubungan dengan kepintaran pelanggan dan kemampuan pengembang untuk berkomunikasi dengan pelanggan dengan cara yang tepat.
4.Definisi proses
Risiko sehubungan dengan tingkat dimana proses software telah didefinisikan dan diikuti oleh organisasi pengembang.
5.Lingkungan pengembangan
risiko sehubungan dengan keberadaan dan kualitas piranti yang akan digunakan untuk membangun produk sistem informasi.
6.Teknologi yang dibangun
risiko sehubungan dengan kompleksitas sistem yang akan dibangun dan ”kebaruan” teknologi yang dikemas oleh sistem.
7.Ukuran dan pengalaman staf.
risiko sehubungan dengan keseluruhan teknik dan pengalaman proyek dari orang–orang yang akan melakukan tugas tersebut.
Komponen Risiko
•Risiko kinerja
•Risiko biaya
•Risiko dukungan
•Risiko jadwal
Strategi
Strategi yang efektif untuk menangani risiko adalah :
–menghindari risiko
–monitoring risiko
–manajemen risiko dan perencanaan kemungkinan.
Risiko Keselamatan dan Bahaya
•risiko tidak dibatasi pada proyek itu sendiri. risiko dapat terjadi setelah perangkat lunak dikembangkan dengan sukses dan dikirim ke pelanggan.
•risiko secara khusus berhubungan dengan konsekuensi kegagalan perangkat lunak di lapangan.
•Keselamatan perangkat lunak dan analisis bahaya adalah aktifitas jaminan kualitas perangkat lunak yang berfokus pada identifikasi dan perkiraan bahaya potensial yang dapat mempengaruhi perangkat lunak secara negatif, dan menyebabkan keseluruhan sistem menjadi gagal.
RMMM Plan
Langkah manajemen dapat diatur ke dalam Risk Mitigating Monitoring, and Management Plan (RMMM Plan). RMMM plan mendokumentasi semua kegiatan yang dilakukan sebagai bagian dari analisis risiko dan digunakan oleh manajer proyek sebagai bagian dari keseluruhan Rencana Proyek.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar